Việc số hóa dữ liệu hộ tịch đòi hỏi chính xác, đầy đủ, thống nhất, kịp thời và hiệu quả. Thế nhưng, thực hiện được yêu cầu này không đơn giản, bởi còn nhiều khó khăn, vướng mắc.

Ông Đào Duy Chinh lật những trang sổ hộ tịch cũ, bị rách nhiều.

Còn những hạn chế khách quan 

Ông Đào Hữu Tý, công chức tư pháp - hộ tịch xã Vạn Thạnh (huyện Vạn Ninh) chia sẻ, trong những ngày tháng 4, tháng 5-2023, cứ chiều tối, ông lại mở máy tính để số hóa. Tuy nhiên, do xã ở xa trung tâm huyện nên mạng viễn thông thường không ổn định. “Phần mềm thỉnh thoảng lại quay miết, không cho tải dữ liệu lên, có lúc tôi phải ngồi chờ tới 1 giờ sáng”, ông Tý kể. Không riêng ở Vạn Ninh, các địa phương khác cũng gặp tình trạng treo máy. Ông Huỳnh Văn Phi - Trưởng phòng Tư pháp huyện Diên Khánh cho biết, từ tháng 6-2022, sau khi nâng cấp các tính năng mới, phần mềm thường xuyên không truy cập được, chậm cấp số định danh cá nhân, lỗi khi chuyển hồ sơ qua cơ quan bảo hiểm…

Do sổ hộ tịch đã cũ, bà Bùi Tuấn Mỹ phải đọc rất kỹ để nhập chính xác dữ liệu.

Bên cạnh đó, việc scan sổ hộ tịch khổ A3 cũng khó khăn bởi quá kích thước của máy scan. Trong khi đó, nhiều địa phương chỉ mới bố trí máy scan để sao chụp dữ liệu đầu vào của thủ tục hành chính, chưa bố trí phục vụ số hóa sổ hộ tịch. Vì vậy, hầu hết công chức tư pháp - hộ tịch phải chụp dữ liệu bằng điện thoại rồi chuyển file vào máy tính để xử lý, rất mất thời gian. Ngoài ra, do quy định của pháp luật từng thời kỳ có thay đổi nên một số trường hợp đăng ký khai sinh từ ngày 1-1-2016 đến tháng 3-2017, trong sổ đăng ký và hồ sơ chỉ có họ tên; không có thông tin về số giấy tờ tùy thân, ngày cấp, nơi cấp của người đi đăng ký, trong khi hệ thống vẫn yêu cầu nhập các thông tin này. Trường hợp đăng ký khai tử không xác định được ngày chết cũng không xử lý được trên phần mềm. Có trường hợp, đơn vị hành chính đã thay đổi do sáp nhập, khi nhập nơi sinh theo địa danh cũ, phần mềm không cho lưu hồ sơ…

Nhiều tồn tại có tính lịch sử

Lật từng trang giấy ố vàng, rách nát trong cuốn sổ đăng ký khai sinh năm 1983, ông Đào Duy Chinh, công chức tư pháp - hộ tịch thị trấn Vạn Giã (Vạn Ninh) chia sẻ, một số sổ hộ tịch từ năm 1983 đến 1985, 1990 - 1992 rất cũ, giấy ố vàng, mối mọt, chỉ cần lật mạnh là bị rách; chữ nhòe, mờ, rất khó đọc. Nhiều trường hợp sổ hộ tịch ghi không đầy đủ các trường thông tin, hoặc ghi không rõ, ghi tắt; sổ rách, mối mọt không scan được, nhất là những sổ từ năm 1988 trở về trước.

Mở cuốn sổ hộ tịch từ năm 1990 đến 1998, bà Bùi Tuấn Mỹ, công chức tư pháp - hộ tịch xã Diên An (huyện Diên Khánh) đưa cho chúng tôi xem một số trường hợp bị tẩy xóa, sửa chữa, tùy tiện gạch bỏ. Một số sổ trùng thông tin về cha mẹ, ngày tháng năm sinh, nhưng sổ thì ghi tên người có dấu ngã, sổ ghi tên có dấu hỏi... Một số sổ, hồ sơ lưu đều ghi họ công dân có dấu hỏi (Vỏ, Đổ, Nguyển…), nhưng công chức chưa liên lạc được để đề nghị cải chính hoặc xác minh lại thông tin. Ước tính, huyện Diên Khánh có khoảng 10% sổ hộ tịch giai đoạn 1976 - 1999 bị hỏng, rách hoặc không rõ thông tin.

Công chức tư pháp - hộ tịch UBND TP. Nha Trang scan sổ hộ tịch.

Một số sổ hộ tịch trước năm 2015 lại không đủ dữ liệu nhập phần mềm (khai sinh chỉ có họ tên cha mẹ, chỉ ghi tuổi, không ghi năm sinh; không có thông tin về người đi đăng ký, giấy tờ tùy thân…). Nhiều trường hợp một sự kiện hộ tịch đăng ký 2 - 3 lần ở các năm và các sổ khác nhau, trong cùng một địa phương hoặc các địa phương khác nhau. Có trường hợp qua rà soát cần phải làm thủ tục cải chính hộ tịch, nhưng công chức không liên hệ được với công dân hoặc liên hệ được nhưng công dân không chịu nộp lệ phí cải chính hộ tịch vì lý do “sai sót do công chức trước kia ghi nhầm”. Có sổ hộ tịch viết liền nhiều năm, không khóa sổ; không ghi số thứ tự trang, ngày tháng năm đăng ký; không đánh dấu đăng ký đúng hạn, quá hạn hay đăng ký lại... Có trường hợp số thứ tự đăng ký lệch với số trường hợp đăng ký; tổng số trang lệch với tổng số trường hợp đăng ký. Nhiều trường hợp con chưa xác định được cha nhưng đăng ký không theo họ mẹ; hoặc khai sinh cha, mẹ, con mỗi người một họ… Ông Lê Ngọc Nguyên Thuật, công chức tư pháp - hộ tịch xã Vĩnh Hiệp (TP. Nha Trang) cho biết, ông đang phải tạm nhập dữ liệu và lưu nháp hơn 100 trường hợp vì một số lý do như trên. Bên cạnh sự quá tải về khối lượng dữ liệu cần số hóa, những bất cập nêu trên đã làm chậm đáng kể tiến độ số hóa sổ hộ tịch của các địa phương.

Đề xuất thuê đơn vị hỗ trợ

Để đảm bảo hoàn thành lộ trình số hóa theo kế hoạch của UBND tỉnh, ông Lê Minh Tâm - Phó Chủ tịch UBND thị xã Ninh Hòa đề nghị Sở Tư pháp phối hợp với Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện số hóa sổ hộ tịch trên cơ sở dự toán kinh phí của các địa phương. Bà Lưu Thị Thiện Duyên - Chủ tịch UBND xã Diên An bày tỏ mong mỏi được thuê đơn vị có chuyên môn, làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu để hỗ trợ xã số hóa sổ hộ tịch. Ông Nguyễn Văn Gẩm - Chủ tịch UBND huyện Diên Khánh cho biết, số lượng dữ liệu hộ tịch và lượng hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện tại địa phương rất nhiều nên công chức tư pháp - hộ tịch không thể nhập dữ liệu trong giờ làm việc, khó thực hiện số hóa đúng tiến độ UBND tỉnh quy định. Hầu hết xã, thị trấn của huyện đều đề nghị thuê đơn vị có năng lực số hóa sổ hộ tịch; công chức tư pháp - hộ tịch chịu trách nhiệm rà soát, kiểm tra, phê duyệt và chuyển dữ liệu lên hệ thống.

Lãnh đạo Sở Tư pháp cũng ghi nhận, có tình trạng phần mềm thường xuyên báo lỗi; một số trường thông tin giới hạn ký tự nên không cập nhật được đầy đủ nội dung thông tin trong sổ hộ tịch; hệ thống chưa có tính năng kiểm tra, theo dõi việc đính kèm các trang sổ hộ tịch...